مسودة نظام لحفظ الوثائق الوطنية

رؤيا نيوز – نشر ديوان التشريع والرأي، مسودة نظام حفظ الوثائق الوطنية، والصادر بمقتضى أحكام المادة (10) من قانون حفظ الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة2017

وتاليا نص المسودة:

المادة 1- يسمى هذا النظام (نظام حفظ الوثائق الوطنية لسنة 2022) ويعمل به من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية.

المادة 2- يكون للكلمات التالية حيثما وردت في هذا النظام المعاني المخصصة أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك:-

الوزير : وزير الثقافة .

الدائرة : دائرة المكتبة الوطنية .

المدير : مدير عام الدائرة .

المديرية : مديرية الوثائق والتوثيق .

القانون : قانون الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة 2017

السجل الوطني : اداة تسجل فيها البيانات المتعلقة بالوثائق اياًكان شكلها في الدائرة .

الجهة المعنية : أي جهة من الجهات المنصوص عليها في المادة (5) من القانون.

المحفوظات : الوثائق الوسيطة التي تم انتقاؤها للحفظ الدائم بعد أن انتفت الحاجة إليها من قبل من أنشأها أو تحصل عليها في إطار ممارسة نشاطه.

جداول مدد الاستبقاء : أداة تجمع فيها البيانات المتعلقة بالمراحل التي تمر بها سائر أنواع الوثائق والملفات المتداولة لدى أية جهة، بحيث يتم تحديد مدة استبقائها كوثائق جارية وكوثائق وسيطة في الجهة المنشئة وكذلك المصير النهائي الذي تؤول إليه كل وثيقة أو ملف.

التصنيف : تنظيم الوثائق والملفات داخل أقسام وأجزاء متجانسة وفق الطرق والأساليب والقواعد الإجرائية المتبعة في هذا الشأن.

الترميز : وضع رمز معين للوثيقة أو للملف حسب نظام التصنيف المعتمد يتم يدوياً أو آلياً ويرتبط هذا الرمز مهما كان نوعه (عددي أو هجائي أو مركب من الاثنين) بالوثيقة.

تحويل الوثائق : نقل الوثائق والملفات التي لم تعد جارية الاستعمال من أماكن العمل إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة لدى الجهة المنشئة لهذه الوثائق والملفات.

ترحيل الوثائق : نقل المحفوظات من أية جهة منشئة لها إلى الدائرة لحفظها بصفة دائمة.

 

الفرز : تحديد الوثائق المعدة للحفظ الدائم وتحديد الوثائق القابلة للإتلاف مباشرة أو بعد أجل محدد.

 

المصير النهائي : ما تؤول إليه الوثائق والملفات بعد انتهاء الحاجة إليها ويكون إما بالحفظ الدائم لدى الدائرة أو بالإتلاف.

الرصيد الوثائقي : مجموع الوثائق مهما كان شكلها ووعاؤها وعمرها والتي تتجمع لدى منشئها أو لدى الدائرة.

المادة 3- تسري أحكام هذا النظام على أي وثيقة تخضع لأحكام قانون الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة 2017.

المادة 4- مع مراعاة أحكام المادة (3) و(4) و(6) من القانون. تقوم المديرية بتسجيل الوثائق الوطنية النهائية الموجودة داخل الأردن وخارجها ضمن سجل وطني يُنشأ لهذه الغاية.

أ- تقوم المديرية بتسجيل الوثائق الوطنية النهائية الموجودة داخل الأردن وخارجها ضمن سجل وطني يُنشأ لهذه الغاية.

ب- تحتفظ المديرية بأصل الوثيقة أو بنسخة عنها والتي يتم تسجيلها حسب ما ورد في البند (أ) أعلاه بأي شكل كان.

ج- يتم تسجيل الوثائق الوطنية في السجل الوطني وفق أسس وتعليمات تصدر عن الوزير.

المادة5- تكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن رصيدها الوثائقي إلى أن تنتهي حاجتها إليها سندًا لأحكام المادة (5/أ) من القانون وعلى كل جهة معنية، بالتنسيق مع الدائرة، إعداد جداول لوثائقها يتضمن على الأخص ما يلي:-

أ‌- تصنيفاً لوثائقها يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها.

ب – مدد استبقاء وثائقها، وفقاً للتعليمات تصدر عن الوزير لهذه الغاية.

ج- ترميزاً لوثائقها يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها.

المادة 6- تتولى الجهات المعنية مهمة تحويل الوثائق الجارية لديها بعد انتهاء الحاجة إليها إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة أو إتلافها وفقاً للإجراءات التي تحددها الجهة المعنية بالتنسيق مع الدائرة وذلك بعد انقضاء مدد الاستبقاء المحددة لها كوثائق وسيطة.

المادة 7- تحفظ الوثائق الوسيطة في أماكن معدة لهذا الغرض لدى الجهة المعنية وتحت مسؤوليتها طيلة مدد الاستبقاء المحددة لها، ويتم الاطلاع عليها وفقاً للتشريعات النافذة.

المادة8- يجوز للجهة المعنية التي قامت بترحيل وثائقها النهائية إلى الدائرة الاطلاع عليها أو الحصول على نسخة الكترونية منها كلما اقتضى الأمر ذلك بموافقة المدير.

المادة 9- تُنشأ في الجهات المعنية لجان تُعنى بإدارة الوثائق بها وتتولى ما يأتي:-

أ- إعداد نظام تصنيف الوثائق وجداول مُدد استبقائها والأدوات الإجرائية اللازمة لإدارة الوثائق.

ب‌- تقديم الدعم الفني للموظفين في تطبيق القواعد والنظم المقررة للوثائق.

ج‌- تقديم المساعدة الفنية للموظفين في عملية تحويل الوثائق الجارية إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة.

د‌- إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها عند الطلب.

هـ- ترحيل المحفوظات إلى الدائرة.

و‌- إتلاف الوثائق التي انتهت المدة القانونية لحفظها بالتنسيق مع الدائرة.

المادة10- لجان تقييم الوثائق:-

أ‌- تُشكل في الجهات المعنية لجنة متخصصة في جرد ما بحوزتها من وثائق وطنية نهائية، من خلال إعداد جداول تُبين عناوين الملفات التي بحوزتها والفترة التاريخية لها (المدة الدُنيا والمدة القصوى لها) ، وتزويد الدائرة بها ليتسنى لها انتقاء ما سيتم حفظه وترحيله للدائرة .

ب- يقوم المدير بتشكيل لجنة من موظفي الدائرة ولهُ الاستعانة بخبراء مختصين من خارج الدائرة مهمتها الاطلاع على الوثائق التي انتهى العمل بها في كافة الجهات المعنية و تقييمها واتخاذ القرار بمصيرها النهائي وفقاً للمادة (3) من القانون.

المادة 11- يصدر الوزير التعليمات اللازمة لتنفيذ أحكام هذا النظام .